Vacature bestuurssecretaresse/secretaresse van de burgemeester Edam-Volendam

Ben jij een kei in plannen en organiseren? Zorg jij voor een soepel en perfect verloop van het agenda- en tijdsbeheer van de burgemeester? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor onze in maart gestarte burgemeester zoeken wij een secretaresse die flexibel, zelfstandig en oplossingsgericht is.

Geen dag is hetzelfde in deze functie, dus hou jij van dynamiek en variatie? Reageer dan snel! Je wordt onderdeel van het collegiale en hardwerkende team bestuurssecretariaat. Samen ondersteunt dit team het college en het MT, bewaken ze het bestuurlijke besluitvormingsproces en regelen zij de kabinetszaken.

Wat ga je doen?

Je bent als secretaresse van de burgemeester zijn rechterhand en verantwoordelijk voor een breed scala aan interessante en uitdagende taken, waaronder:

• Het beheren en bewaken van de agenda van de burgemeester en ervoor zorgen dat alle afspraken en vergaderingen soepel verlopen.


• Het coördineren van interne en externe communicatie, het beantwoorden van telefoongesprekken en het afhandelen van correspondentie.

Het voorbereiden en redigeren van speeches, presentaties en andere belangrijke documenten namens de burgemeester, samen met het team Communicatie.

Het organiseren van vergaderingen, evenementen en officiële ontvangsten, waarbij je ervoor zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld.

Je zorgt voor verbinding tussen de burgemeester en verschillende belanghebbenden, zoals overheidsfunctionarissen, politici en lokale organisaties.

Het beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en professionaliteit.

Het bijwonen en notuleren van de staf van het team Veiligheid.

Het uitvoeren van algemene administratieve taken.

Je werkt nauw samen met je collega’s van het bestuurssecretariaat, waardoor vervanging tijdens vakanties of drukte goed is geregeld en de continuïteit van het agenda- en tijdsbeheer gewaarborgd blijft. Binnen het bestuurssecretariaat wordt een aantal jaarlijks terugkerende projectmatige (kabinets)taken opgepakt. Je kan daarbij denken aan de lintjesregen, de 4 mei herdenking en de veteranendag. Een of meer van deze taken kan ook worden toegevoegd aan het takenpakket.

Wat breng je mee en zijn jouw kwaliteiten?

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4, in de richting van secretarieel management of officemanagement.


• Je hebt minimaal vijf jaar relevante ervaring als secretaresse of persoonlijk assistent, bij voorkeur binnen een politieke of bestuurlijke omgeving.


• Je hebt een professionele en representatieve uitstraling en kunt met diverse belanghebbenden op verschillende niveaus omgaan.


• Je hebt uitgebreide kennis van Microsoft Office en andere relevante softwaretoepassingen.

Competenties

• Je bent stressbestendig, proactief en kunt goed multitasken.


• Je bent een organisatorisch talent en weet altijd het overzicht te bewaren, zelfs in de meest veeleisende situaties.


• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij jou?

Een aantrekkelijke en uitdagende functie (28-32 uur per week). Afhankelijk van je kennis, opleiding en ervaring, bieden wij een salaris tot maximaal €4.297,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (salarisschaal 8).

Ook mag je rekenen op een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket zoals:

• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw brutosalaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld uitbetaling, koop van extra verlof, of scholing.


• Maandelijkse tegemoetkoming in de contributie van je sportvereniging of school.


• Reiskostenvergoeding woon-verkeer van €0,23 per km (vanaf vijf km woon-werkverkeer enkele reis) of een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag.


• Reiskostenvergoeding van 100% als je met het ov reist.


• Een vergoeding van €168,- per jaar voor de kosten van je zorgverzekering.


• Een zeer actieve personeelsvereniging.


• Collega’s die loyaal en bevlogen zijn en van doorpakken weten.


• Een informele en collegiale sfeer waar je je snel thuis voelt.

Over het team

Je komt te werken in een collegiaal team waar hard werken en het leuk hebben met elkaar goed samengaan. We zijn er voor elkaar, springen bij als het nodig is en zorgen dat alles voor het college op rolletjes loopt. We werken in principe op kantoor, maar in overleg met je collega’s is het mogelijk om af en toe thuis te werken.

Waarom werken bij de gemeente Edam-Volendam?

Werken bij Edam-Volendam is nooit saai. We hebben alles: stad, dorp, platteland, betaald voetbal, dubbele vergrijzing, boeren, toerisme, horeca, muziek en cultuur. We zijn een grote kleine ontwikkelgemeente. Onze projecten zijn groter en uitdagender dan je van een gemeente van onze omvang verwacht.

De gemeentelijke organisatie is een afspiegeling van de dynamiek van de samenleving. Een mix van gedreven collega’s die er al lang werken, loyaal zijn en vol zitten met kennis. En nieuwe collega’s die zaken met een frisse open blik benaderen. We streven naar een gewoon goede dienstverlening. Wij zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek zitten. Daarom heb je bij ons de mogelijkheid om opleidingen te volgen en door te ontwikkelen. Wij zorgen voor een goede interne mobiliteit en doorgroeimogelijkheden. Thuiswerken mag, maar we hebben geen thuiswerkcultuur. We werken het liefst samen op een van onze locaties. En we streven naar een goede balans tussen werk en privé. Een voordeel: vanuit alle kanten is er richting onze gemeente vrijwel nooit file.

Het gaat in onze gemeente om mensen. Wij staan voor onze mensen. Want mensen maken Edam-Volendam.

Kom jij ons team versterken?

Je reactie met cv en motivatiebrief kun je tot en met 5 juni uploaden via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Laura Steur, teamleider Bestuursondersteuning en Communicatie en voor informatie over de procedure met Esther van Eijk, recruiter. Beiden zijn bereikbaar via (0299) 398 398.